Mise en route d'une réunion hybride
(présentiel + distanciel)
en salle Francois Jacob

Résumé des opérations à effectuer pour la mise en route

• Modes d'emploi détaillés à lire impérativement : en français - en anglais

• Récupérer et démarrer l'ordinateur HP portable dédié à cette fonction, auprès du service informatique ;
  il est dans une sacoche étiquettée Francois Jacob ; il s'agit du PC COMMUN17

• Allumer le grand écran avec le bouton rond en bas de celui-ci - le pilotage de l'écran est tactile

• Allumer l'amplificateur dans le boitier métallique gris mural près de la fenêtre

• Sur ce boitier mural, récupérer les objets nécessaires :
  • le bouton Clickshare USB-C avec adaptateur USB à utiliser
  • la télécommande de la caméra

• Sur l'ordinateur qui va faire la présentation
  • Ouvrir la connexion WiFi Eduroam pour se relier à Internet
  • Insérer le Clickshare dans le port USB-C
  • Lancer l'application Zoom
  • Rejoindre l'ID Zoom de la visio de la réunion
  • Recopier sur le Bureau Windows les documents qui seront projetés
    • soit par lecture d'une clef USB
    • soit par récupération sur Internet

Contrôles à effectuer avant le début de la réunion

• Sur le grand écran
  • Tout en bas à gauche, à droite de l'heure, doivent être affichées deux icônes en forme de caméra et de micro
  • Si ce n'est pas le cas, c'est que ces périphériques sont hors service

• Sur les deux micros au plafond
  • Doivent être allumés les pictogrammes suivants
    • une rangée de 1 à 5 points bleus : niveau de sensibilité du micro, réglable par les 2 boutons tactiles de part et d'autre de ces points
    • un picto vert
    • un picto rouge
    • un picto bleu en forme de micro
    • un picto blanc en forme de Bluetooth (pour celui à l'avant de la salle)
  • IMPORTANT : il est arrivé plusieurs fois que ce micro au plafond à l'avant de la salle soit hors service,
    ce qui bloquait en plus la diffusion du son via les hauts-parleurs
    Dans ce cas, il faut impérativement débrancher/rebrancher l'alimentation électrique du micro en utilisant l'escabeau qui est dans la salle
    L'alimentation électrique elle se situe du coté vers l'arrière de la salle, c'est un jack à gauche de l'objet
    Conseil : débrancher TRES légèrement ce jack, pour ne pas avoir de difficulté pour le renfoncer

• Sur l'ordinateur qui va servir à la présentation
  • Chargement de la batterie ou branchement sur secteur
  • Requête Google fonctionnelle
  • Bonne connexion avec l'ID Zoom de la visio de la réunion

• Depuis la salle
  • Est-ce qu'on peut partager via Zoom l'écran de l'ordinateur pour le voir sur le grand écran ?
  • Est-ce qu'on entend par les haut-parleurs de la salle quand les participants externes parlent ?
  • Est-ce qu'on voit sur le grand écran les participants externes dans la visio Zoom ?

• Par un participant externe connecté par Zoom
  • Est-ce qu'on voit le partage écran fait par l'ordinateur de présentation ?
  • Est-ce qu'on entend les gens dans la salle quand ils parlent ?
  • Est-ce qu'on voit la salle par la caméra (qui est près de la porte sur le mur) ?

Usage des micros-cravate

• Le dispositif comporte 3 boitiers
  • 1 récepteur que l'on connecte sur l'ordinateur
  • 2 avec micro-cravate à porter par les locuteurs

• Le chargement électrique se fait par le port USB des boitiers ;
  Il y a un câble avec 3 petits connecteurs USB qui permettent de charger les 3 en même temps ;
  Mise sous tension par pression durant 2 secondes sur le bouton marche/arrêt à coté du port USB

• Contrôle par 2 diodes sur chaque boitier
  • diode verte = état de la charge
    • éteinte : boitier chargé
    • permanente : en train de se charger
    • clignotement lent : moins de 10% de charge
  • diode bleue = état de l'appairage entre le boitier micro et le boitier récepteur
    • permanente : appairage OK
    • clignotement rapide : en cours d'appairage
    • clignotement lent : recherche entre les deux boitiers micro

• Autres boutons sur les boitiers
  • sur le boitier récepteur
    • bouton A : réglage du gain du canal A
    • bouton B : réglage du gain du canal B
  • sur les 2 boitiers micros
    • bouton d'appairage avec le boitier récepteur
    • bouton de réglage du gain
      • par pression successive
      • 4 niveaux
      • revient en position initiale ensuite

• Opérations impératives de mise en service
  • boitier récepteur : relier le port "mic" du boitier (avec la prise coudée) au port micro de l'ordinateur (avec la prise droite)
  • mise sous tension des boitiers
  • appairage le boitier micro au boitier récepteur
  • dans Zoom : dire que le micro a utilisé est celui du système ("réseau de microphone")

Informations diverses

• Près de l'ampli, a été mis un caisson sur roulettes avec les micros-cravate et divers accessoires pouvant aider au dépannage

• Le nettoyage de l'écran doit se faire en suivant ces conseils du constructeur : chiffons micro-fibres dédiés à cela, un pour la poussière, un pour les traces de doigts avec un peu d'eau, rien d'autre.

• Dixit le constructeur, il n'existe pas de pointeur laser compatible. Une bonne solution est d'utiliser un lien USB entre l'ordinateur et l'écran : cela permet de faire tourner les diapositives de la présentation de manière tactile sur l'écran. Ainsi on peut parler près de l'écran, et donc pointer directement sur l'écran avec son bras.

• Le dispositif audio/video précédent (grand écran Samsung + barre de son/micro/caméra) reste dans la salle comme solution de secours : il est directement utilisable via son cable HDMI, sans outil logiciel particulier.

• Schéma général du dispositif en place

• Support du constructeur : support@speechi.net